Slika: Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)
IT

Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)

Skladištenje i arhiveranje podataka u današnje vreme ozbiljno zna da bude komplikovano

Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)

Skladištenje i arhiveranje podataka u današnje vreme ozbiljno zna da bude komplikovano, pogotovo u poslovnim okruženjima sa velikim brojem zaposlenih ljudi. Upravljanjem istim usled loše organizacije može da zada još veće muke. Tradicionalna rešenja tu ne mogu mnogo da pomognu, što menadžeri preduzeća najčešće rešavaju uvođenjem nekog softverskog rešenja koje treba da omogući brzo i lako skladištenje dokumenata, kao i njihovu pretragu. Međutim u praksi jako mali broj rešenja daje dobre rezultate, ali ima i onih koja idu korak izpred svog vremena, kao što je Therefore sistem za upravljanje dokumentima.

Pre nego vidimo kako funkcioniše ovo rešenje da pogledamo koji su to načini na koje zaposleni skladište dokumenta i kako se snalaze prilikom njihove pretrage:

Windows struktura foldera – dobra, logična struktura, ali različiti ljudi je koriste na različite načine, zavisno od ličnih sklonosti.

Sanduče za elektronsku poštu – ponovo sa personalizovanom strukturom foldera, koja je često različita od strukture Windows foldera.

Ormani za arhiviranje dokumenata – oni mogu da budu za jednu osobu, ili posebno ustrojeni za odeljenje ili čitavu firmu, međutim čak i tada, njihova struktura često se razlikuje u zavisnosti od zaposlenih ili odeljenja koja ih koriste.

USB memorije – mogu da se koriste za arhiviranje rezervnih kopija ličnih dokumenata i sa njima je moguće lako prenošenje dokumenata na druga mesta za skladištenje.

Često se koriste sva četiri načina skladištenja, a svaki poseduje jedan deo informacije koji može, a ne mora biti ažuran. Kao posledica toga, postoji velika opasnost da se dokumenta izgube, da budu izložena neovlašćenom pristupu, da budu ukradena i uništena.

Tu se javljaju dva glavna izvora problema:

Hijerarhijska struktura u obliku stabla – iako je to jasan i logičan način čuvanja dokumenata, svaka hijerarhija je različita jer ljudi imaju različite poslove i razmišljaju na različite načine. Kada sistemi postanu preveliki, i kada sadrže informacije koje potiču od nekoliko osoba, to postaje veliki problem.

Ljudi dupliraju dokumenta umesto da ih kopiraju u sisteme za skladištenje – u svoje sanduče za elektronsku poštu, na lokalni disk, mrežni uređaj ili na USB memorijski uređaj, tada je teško zapamtiti koja verzija je najnovija.

Rešenje je odustati od hijerarhijske strukture u obliku stabla i umesto toga odgovoriti na dva ključna pitanja:

1. O kakvoj vrsti dokumenta je reč?

2. Kakve oznake bi vlasnik radnog okruženja želeo da koristi na dokumentima u preduzeću kako bi se lakše identifikovali?

Primer: arhiviranje ugovora – moguće ga je označiti direktno sa ekrana multifunkcijskog uređaja pre nego što se arhivira u Therefore sistem za upravljanje dokumentima. Na sličan način, dokumente je moguće označiti praktično sa svake aplikacije.

Zbog postojanja oznaka nema potrebe za bilo kakvom hijerarhijskom strukturom, a pošto svako ko ima pravo pristupa može da pretražuje dokument iz centralne memorije, nema potrebe za dupliranjem dokumenata. Sada postoji samo jedno mesto za skladištenje, pretraživanje, distribuciju i obezbeđivanje dokumenata.

U suštini, u tome je lepota Therefore sistema za upravljanje dokumentima, ali to je samo nagoveštaj njegovih mogućnosti.

On pruža:

Proces rada s dokumentima

Arhiviranje elektronske pošte

Paketno skeniranje

Bezbednost dokumenata

Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema.

Skladištenje na bezbednom mediju u slučaju otkaza sistema

Dodaj komentar

Ostavi komentar

*

 
IT

Više uIT

pozivnice-za-goste
Dizajn i slanje pozivnica nikada nije bilo lakše

Savršeno rešenje za venčanja, žurke, dečije rođendane...

Domino Magazin 20.02.2018
Koliko stvarno zrači vaš pametni telefon

Proverite listu modela

Domino Magazin 20.02.2018
Milioni mladih ljudi odlaze sa Facebooka

Prelaze na Instagram i Snapchat

Domino Magazin 14.02.2018
Winamp se vraća!

Nostalgija udara štreberea

Domino Magazin 13.02.2018
Facebook uvodi downvote taster

Nešto kao UNLIKE ali još gore

Domino Magazin 12.02.2018
Roboti menjaju i TV lica

Svi ćemo dobiti otkaze uskoro

Domino Magazin 09.02.2018
Jim Carrey izbrisao Facebook

Zbog Rusije

Domino Magazin 09.02.2018
Ovo je najvredniji brend na svetu

Ni Apple ni Google a tek ni Coca Cola

Domino Magazin 07.02.2018
Digitalno silovanje je jeziv novi trend

Strašan trend širi se internetom

Domino Magazin 02.02.2018
Apple iMac Pro

Surovi profesionalac

Domino Magazin 31.01.2018

Domino magazin © 2007-2015. Sva prava zadržana.