Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)
IT

Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)

Skladištenje i arhiveranje podataka u današnje vreme ozbiljno zna da bude komplikovano

Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)

Skladištenje i arhiveranje podataka u današnje vreme ozbiljno zna da bude komplikovano, pogotovo u poslovnim okruženjima sa velikim brojem zaposlenih ljudi. Upravljanjem istim usled loše organizacije može da zada još veće muke. Tradicionalna rešenja tu ne mogu mnogo da pomognu, što menadžeri preduzeća najčešće rešavaju uvođenjem nekog softverskog rešenja koje treba da omogući brzo i lako skladištenje dokumenata, kao i njihovu pretragu. Međutim u praksi jako mali broj rešenja daje dobre rezultate, ali ima i onih koja idu korak izpred svog vremena, kao što je Therefore sistem za upravljanje dokumentima.

Pre nego vidimo kako funkcioniše ovo rešenje da pogledamo koji su to načini na koje zaposleni skladište dokumenta i kako se snalaze prilikom njihove pretrage:

Windows struktura foldera – dobra, logična struktura, ali različiti ljudi je koriste na različite načine, zavisno od ličnih sklonosti.

Sanduče za elektronsku poštu – ponovo sa personalizovanom strukturom foldera, koja je često različita od strukture Windows foldera.

Ormani za arhiviranje dokumenata – oni mogu da budu za jednu osobu, ili posebno ustrojeni za odeljenje ili čitavu firmu, međutim čak i tada, njihova struktura često se razlikuje u zavisnosti od zaposlenih ili odeljenja koja ih koriste.

USB memorije – mogu da se koriste za arhiviranje rezervnih kopija ličnih dokumenata i sa njima je moguće lako prenošenje dokumenata na druga mesta za skladištenje.

Često se koriste sva četiri načina skladištenja, a svaki poseduje jedan deo informacije koji može, a ne mora biti ažuran. Kao posledica toga, postoji velika opasnost da se dokumenta izgube, da budu izložena neovlašćenom pristupu, da budu ukradena i uništena.

Tu se javljaju dva glavna izvora problema:

Hijerarhijska struktura u obliku stabla – iako je to jasan i logičan način čuvanja dokumenata, svaka hijerarhija je različita jer ljudi imaju različite poslove i razmišljaju na različite načine. Kada sistemi postanu preveliki, i kada sadrže informacije koje potiču od nekoliko osoba, to postaje veliki problem.

Ljudi dupliraju dokumenta umesto da ih kopiraju u sisteme za skladištenje – u svoje sanduče za elektronsku poštu, na lokalni disk, mrežni uređaj ili na USB memorijski uređaj, tada je teško zapamtiti koja verzija je najnovija.

Rešenje je odustati od hijerarhijske strukture u obliku stabla i umesto toga odgovoriti na dva ključna pitanja:

1. O kakvoj vrsti dokumenta je reč?

2. Kakve oznake bi vlasnik radnog okruženja želeo da koristi na dokumentima u preduzeću kako bi se lakše identifikovali?

Primer: arhiviranje ugovora – moguće ga je označiti direktno sa ekrana multifunkcijskog uređaja pre nego što se arhivira u Therefore sistem za upravljanje dokumentima. Na sličan način, dokumente je moguće označiti praktično sa svake aplikacije.

Upravljanje dokumentima – Therefore (DMS)  %Post Title

Zbog postojanja oznaka nema potrebe za bilo kakvom hijerarhijskom strukturom, a pošto svako ko ima pravo pristupa može da pretražuje dokument iz centralne memorije, nema potrebe za dupliranjem dokumenata. Sada postoji samo jedno mesto za skladištenje, pretraživanje, distribuciju i obezbeđivanje dokumenata.

U suštini, u tome je lepota Therefore sistema za upravljanje dokumentima, ali to je samo nagoveštaj njegovih mogućnosti.

On pruža:

Proces rada s dokumentima

Arhiviranje elektronske pošte

Paketno skeniranje

Bezbednost dokumenata

Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema.

Skladištenje na bezbednom mediju u slučaju otkaza sistema

Dodaj komentar

Ostavi komentar

*

 
IT

Više uIT

Android više neće biti besplatan?  %Post Title

Android više neće biti besplatan?

Šef Googla upozorava

Domino Magazin 20.07.2018
Poruke na Twitteru se razlikuju ujutru i ueče  %Post Title

Poruke na Twitteru se razlikuju ujutru i ueče

Evo šta ljudi pišu u različita doba dana

Domino Magazin 19.07.2018
Google postavlja novi internet kabl  %Post Title

Google postavlja novi internet kabl

Povezaće Ameriku i Evropu

Domino Magazin 19.07.2018
Otac interneta ima plan za spas svih nas  %Post Title

Otac interneta ima plan za spas svih nas

Duboko razočaran situacijom na netu

Domino Magazin 18.07.2018
Napravio novi PC od komponenti starih 20 godina  %Post Title

Napravio novi PC od komponenti starih 20 godina

I instalirao Windows 98

Domino Magazin 17.07.2018
Microsoftov Notepad se menja  %Post Title

Microsoftov Notepad se menja

Dobija nove opcije u unapređenja

Domino Magazin 16.07.2018
Kompanija Veritas na osnovu ostvarenog prihoda u 2017. godini proglašena je od strane Gartnera svetskim liderom  %Post Title

Kompanija Veritas na osnovu ostvarenog prihoda u 2017. godini proglašena je od strane Gartnera svetskim liderom

...tržišnog učešća softvera namenjenog bekapovanju i povraćaju podataka, arhiviranju i upravljanju softverski definisanim skladištima podataka

Domino Magazin 16.07.2018
Rejting na društvenim mrežama u Srbiji za jun  %Post Title

Rejting na društvenim mrežama u Srbiji za jun

Najuspešnije medijske stranice

Domino Magazin 13.07.2018
Tinder najzad uveo opciju koju su mnogi priželjkivali  %Post Title

Tinder najzad uveo opciju koju su mnogi priželjkivali

Upoznavanje nikad nije bilo lakše

Domino Magazin 13.07.2018
Apple prestaje da proizvodi iPhone X  %Post Title

Apple prestaje da proizvodi iPhone X

Prebacuju fokus na nove modele

Domino Magazin 13.07.2018

Domino magazin © 2007-2015. Sva prava zadržana.